Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Outlookに送信する

■概要

Zoomミーティングのレコーディングや文字起こしファイルの共有を手作業で行うことに、手間を感じていませんか。ファイルのダウンロードからメール作成、添付、送信といった一連の作業は、時間もかかり送信漏れなどのミスも発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、Zoomで文字起こしが完了するのをトリガーに、Outlookから指定の宛先へファイルを自動で送信できるため、こうした共有作業を効率化し、迅速な情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、議事録共有などを効率化したいと考えている方
• ZoomとOutlookを利用した情報共有を手作業で行っている方
• チーム内の情報伝達の速度を向上させ、抜け漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomで文字起こしが完了すると自動でメールが送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル添付忘れや宛先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「レコーディングの文字起こしが完了したら」というアクションを設定します。
3. 、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookとの連携には一般法人向けのMicrosoft 365 Businessプランが必要です。ご契約のプランによっては認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
• OCRまたは音声の文字起こしに関するAIオペレーションは、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
• 有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にすべてお試しいただけます。
• ご利用のZoomのプランによっては、一部のアクションが利用できない場合がありますので、事前にご確認ください。