Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してNotionに追加する

■概要

Google Driveに保存されたPDFの内容を確認し、その要点をNotionに手作業で転記する業務は、手間がかかり非効率的だと感じていませんか。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されると、OCR機能がテキストを自動で読み取り、AIがその内容を要約してNotionのデータベースへ追加します。情報収集から整理までを自動化し、手作業による転記ミスを防ぎながら業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとNotionで情報管理を行い、手作業での情報転記に手間を感じている方
• 契約書や論文など、大量のPDFから情報を抽出し整理する業務を効率化したい方
• OCRやAIを活用した情報集約の自動化を実現したいと考えている業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFをフォルダに格納するだけで、OCRでの読取りから要約、Notionへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• 手作業での情報転記や要約に伴う、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約したテキストなどをNotionのデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガーでは、自動化の対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。
• Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから指定します。
• OCR機能では、抽出したい項目や使用するAIモデル、言語などを自由に設定することが可能です。
• AI機能の「要約する」アクションでは、要約する文字数や要約の条件、言語などを具体的に指定できます。
• Notionにレコードを追加するアクションでは、対象のデータベースIDを指定し、どの項目にどの情報を追加するかをアウトプットを活用して設定してください。

■注意事項

• Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。