■概要
Notionでタスクを管理しているものの、新しいタスクが追加された際のチームへの共有が手作業になっており、通知漏れや対応の遅れに繋がっていないでしょうか。このワークフローは、そうした情報共有の課題を解決します。Notionの特定データベースにタスクが追加・更新されると、その情報が自動でGoogle Chatに通知されるため、チームは常に最新のタスク状況を把握し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでタスクやプロジェクトを管理しており、情報共有を効率化したい方
- Google Chatをチームの主要なコミュニケーションツールとして活用している方
- 手作業による通知の手間をなくし、タスクの更新漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへのタスク追加をトリガーに自動で通知が実行されるため、これまで手動で共有していた時間を削減し、他の業務に集中できます。
- 担当者による通知忘れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、チーム全体のタスク管理を円滑にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します。
- トリガーとして、Notionで「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：ページのステータスなど）に応じて処理を分岐させます。
- 続いて、通知に必要なページの情報を取得するために、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、通知の対象としたいデータベースを任意で指定してください。また、ページのどの情報（プロパティ）を通知に含めるかも自由に設定できます。
- Google Chatのオペレーション設定では、通知を送信したいスペースや、メッセージのフォーマットを任意でカスタムしてください。
■注意事項
- NotionとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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