Googleフォームでタスクが送信されたら、Google Chatに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼内容を、都度確認して関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手動による対応は、遅れや連絡漏れに繋がり、ビジネスの機会損失を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、指定したGoogle Chatへ内容を自動で通知できます。これにより、リアルタイムでの情報共有が実現し、迅速な対応を後押しします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた内容を、手作業でGoogle Chatに転記している方
• フォームからの通知に気づきにくく、チームでの対応速度を改善したいと考えている方
• 定型的な連絡業務を自動化することで、より重要な業務へ時間を充てたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信と同時に自動で通知が実行されるため、手動での確認や連絡作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で発生しがちな通知漏れや、内容の共有ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。前のステップで取得したフォームの回答内容をメッセージに含めることで、具体的なタスク内容を通知できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、業務に合わせて質問の項目や回答形式などを任意で設定してください。
• Google Chatのオペレーションでは、通知先のスペースやメンション相手、メッセージの本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336