Gmailでタスク情報を受信したら、Google Chatに通知する

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■概要

Gmailで受信した重要なタスク情報を、手作業でGoogle Chatに転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や共有漏れによって業務に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle Chatに通知できるため、チームへの情報共有を迅速かつ正確に行うことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受け取ったタスク依頼などをチームに手作業で共有している方
Google Chatをチーム内の主要な連絡ツールとして利用している方
重要なメールの見落としやチームへの情報共有漏れをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailの受信をきっかけに自動で通知が送られるため、手動での転記作業にかかる時間を削減し、コア業務に集中できます。
手作業による情報の転記ミスや、重要なタスクの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle ChatをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定の条件に合致したメールを受信したら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信する」アクションを設定し、Gmailで受信した情報を任意のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、タスク情報を含むメールの件名や送信元、特定のラベルなど、フローを起動する条件を任意で設定してください。
Google Chatへの通知アクションでは、メッセージを送信するスペースや、Gmailの件名や本文を引用した通知内容などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

GmailとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336