Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google MeetのリンクをOutlookで共有する
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google MeetのリンクをOutlookで共有する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleカレンダー
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Googleカレンダーで予定を作成した後に、参加者へOutlookでGoogle Meetのリンクを別途共有する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報共有は、単純な作業でありながらも送信漏れや宛先間違いなどのミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーへの予定登録をトリガーに、Outlookから関連情報を記載したメールが自動で送信されるため、こうした連携の手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとOutlookを併用しており、予定の共有を効率化したいと考えている方
- Google Meetのリンクを手作業でOutlookメールに記載し、共有している営業担当やアシスタントの方
- 会議設定における連絡漏れや、手作業によるミスを防ぎたいチームリーダーや管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が作成されるとOutlookでのメール送信が自動化されるため、手作業で情報を共有する手間と時間を削減できます。
- 手作業での共有時に起こりうる、Google Meetリンクの貼り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した予定情報（Google Meetのリンクなど）を本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーをカレンダーIDで指定するなど、任意で設定してください。
- Outlookのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得した予定名やGoogle Meetのリンクといった情報を埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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