メールの内容をAIで要約して、Outlookに通知する

■概要

日々受信する大量のメール、その内容を一件ずつ確認するのは時間がかかり、重要な情報を見逃してしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、その結果をOutlookに通知するものです。メールチェックにかかる時間を短縮し、重要な情報を素早く把握することで、対応の迅速化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く大量のメールから、重要な情報を効率的に収集したいと考えている方
• AIを活用してメールの内容把握を効率化し、チームへ迅速に共有したいと考えている方
• 手作業でのメール確認や転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailに届いたメールをAIが自動で要約するため、内容確認にかかる時間を短縮し、迅速な情報把握が可能になります。
• 自動で要約された内容がOutlookに通知されるため、重要な情報の見落としを防ぎ、対応漏れなどのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定して、受信したメールの本文などを指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約テキストを含んだメールを送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するメールのキーワードや、新着メールをチェックする間隔を任意で設定してください。
• AI機能の要約オペレーションでは、要約の対象とするテキストや生成する文字数、要約の条件、言語などを自由に設定できます。
• Outlookでメールを送るオペレーションでは、通知するメールの件名や本文の内容を自由に設定可能です。前のステップでAIが生成した要約結果などを活用して、文面を作成してください。

■注意事項

• Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。