Microsoft Teamsでメッセージを受信したら正規表現で電話番号を抽出して、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Microsoft Teamsで共有される電話番号などの顧客情報を、その都度Google スプレッドシートへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたメッセージから、正規表現を用いて電話番号を自動で抽出し、Google スプレッドシートに直接追加します。手作業による転記の手間やコピー＆ペーストによるミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取った情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• メッセージ内の電話番号など、特定のテキストデータを自動で抽出して管理したいと考えている方
• 顧客情報のリスト作成を自動化し、手作業によるミスをなくしたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsのメッセージ受信をきっかけに電話番号が自動でスプレッドシートに記録されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
• 正規表現で正確にデータを抽出して自動で転記するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、特定のチャネルで新しいメッセージが投稿されたらフローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションで正規表現機能を選択し、受信したメッセージ本文から電話番号のパターンに一致するテキストを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、抽出した電話番号を指定のシートに行として追加するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチームのどのチャネルのメッセージを対象にするか、IDを任意で選択・設定してください。
• 正規表現のオペレーションでは、電話番号だけでなく、メールアドレスや特定のキーワードなど、抽出したい情報の形式に合わせてパターンを自由にカスタムできます。
• Google スプレッドシートのアクションでは、データを記録するスプレッドシートファイルや、書き込み先のシート、セル範囲を任意で指定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。