Zoomでウェビナーが終了したらコメントの一覧からQ
Zoomでウェビナーが終了したらコメントの一覧からQ
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
ウェビナーの開催後、参加者から寄せられた多くの質問やコメント（Q&A）を手作業で集計し、関係者に共有する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をトリガーとして、AIが自動でQ&Aの内容を抽出し、要約した上でMicrosoft Teamsに通知する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業による集計業務から解放され、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを頻繁に開催し、終了後のQ&A共有に手間を感じている運営担当者の方
- Microsoft Teamsを社内の情報共有ツールとして活用しており、連携を強化したいと考えている方
- 手作業による転記ミスなどをなくし、ウェビナー運営業務全体の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後に自動でQ&Aが要約・共有されるため、これまで手作業での集計や報告に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に集中できます。
- 手作業での転記や集計による、内容の抜け漏れや入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な情報を関係者に共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが終了したら」を設定します。このトリガーによって、ウェビナーのQ&Aなどの情報が自動で取得されます。
- オペレーションで、Zoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」を設定し、参加者の補足情報を取得します。
- オペレーションのループ機能で、取得したQ&Aデータを1件ずつ処理するよう設定します。
- オペレーションのAI機能で、各Q&Aデータから要点を抽出・整形します。
- オペレーションで、Yoomの「レコードを追加する」を設定し、整形したデータをデータベースに一時保存します。
- オペレーションで、Yoomの「複数のレコードを取得する」を設定し、保存したすべてのQ&Aデータを取得します。
- オペレーションで再度AI機能を設定し、すべてのQ&Aデータから全体のサマリーを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、作成したサマリーを指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのアクションでは、対象となるウェビナーIDやユーザーのメールアドレスなどを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のトリガーで取得したQ&Aデータの中から、繰り返し処理を行いたい項目を任意で設定可能です。
- テキストを生成するAI機能では、抽出したQ&Aデータを引用し、要約や整形など目的に合わせたプロンプトを自由に設定できます。
- Yoomのデータベース関連のアクションでは、データを保存・取得したいプロジェクトやデータベースを任意で指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチームIDやチャネルID、送信するメッセージ内容などを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ・ミーティングが終了したら
- ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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