Zoomでウェビナーが終了したらコメントの一覧からQ
Zoomでウェビナーが終了したらコメントの一覧からQ
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Zoomでのウェビナー開催後、参加者から寄せられた多くの質問（Q&A）の整理や回答作成に時間がかかっていませんか？手作業での集計は手間がかかるだけでなく、重要な質問を見落としてしまう可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、Q&Aの内容をAIが自動で抽出し回答案まで生成するため、一連の対応を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーを定期的に開催し、Q&A対応を効率化したいと考えている方
- ウェビナー後の手作業による情報整理や転記作業に課題を感じているご担当者様
- AIを活用して、参加者へのフォローアップの質とスピードを向上させたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後のQ&Aの抽出から回答案の作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
- 手作業による質問の転記ミスや見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な参加者フォローに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- トリガーで、Zoomの「ウェビナーが終了したら（Webhook）」を設定し、フローボットが起動するきっかけを作成します。
- オペレーションで、Zoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、ループ機能を用いて、ウェビナーで得られたQ&Aの情報を1件ずつ処理します。
- ループ処理の中で、AI機能の「テキスト生成」やYoomの「レコードを追加する」を設定し、質問を抽出してYoomのデータベースに保存します。
- Yoomの「複数のレコードを取得する」で保存した質問一覧をまとめて取得し、再度AI機能の「テキスト生成」で全体の回答案を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたQ&Aリストと回答案を担当者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのアクションでは、対象のウェビナーIDやユーザーのメールアドレスなどを任意の値で設定してください。
- ループ機能では、前段の操作で取得した情報のうち、繰り返し処理を行いたい情報を任意で設定することが可能です。
- テキスト生成機能では、AIに指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報をプロンプト内に含めることもできます。
- Yoomのデータベース関連のアクションでは、任意のプロジェクトやデータベースを指定してレコードの追加や取得が可能です。
- Gmailでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前段で取得した値を埋め込んだりできます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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