Zoomでウェビナーが終了したらコメントの一覧からQ
Zoomでウェビナーが終了したらコメントの一覧からQ
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Zoomで開催するウェビナーの終了後、参加者へのお礼メールやQ&Aの共有などを手作業で行っていませんか。参加者が多いほど対応に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、Q&Aの整理からOutlookを利用したお礼メールの送付までを自動化できるため、ウェビナー後のフォローアップ業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローアップ業務に多くの時間を費やしているマーケティング担当者の方
- ウェビナーで得られたQ&Aなどを効率的に集約し、参加者への迅速な情報提供を実現したい方
- 手作業によるメールの送信漏れなどを防ぎ、フォローアップの質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナーが終了すると、Q&Aの整理やメール送信が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による参加者情報の転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実なフォローアップ業務を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ウェビナーが終了したら」というアクションを設定します
- オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得する」アクションを設定し、参加者情報を取得します
- 次に、ループ機能を用いて、取得した参加者情報をもとに繰り返し処理を実行するよう設定します
- オペレーションでAI機能を活用し、ウェビナーのQ&Aなどの情報を抽出・要約します
- 次に、Yoomの「レコードを追加する」アクションで、処理した情報をデータベースに保存します
- Yoomの「複数のレコードを取得する」アクションで、保存された情報をまとめて取得します
- 再度AI機能を活用し、取得した情報をもとに参加者へのお礼メールの文面を生成します
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、生成した文面を用いて各参加者へメールを自動送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomで登録者情報を取得する際に、対象となるウェビナーIDや参加者のメールアドレスなどを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomで取得した参加者リストなど、繰り返し処理の対象としたい値を任意で設定する必要があります。
- テキストを生成するAI機能では、どのような情報を抽出・要約するか、またどのようなお礼メールを作成するかなどを指示するプロンプトを任意の内容で設定できます。
- Yoomのデータベース関連のアクションでは、情報を保存したり取得したりするプロジェクトやデータベースを任意で設定してください。
- Outlookでメールを送るアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に前のステップで取得した値を埋め込むなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ・ミーティングが終了したら
- ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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ミーティングが作成されたら（Webhook）
ミーティングが終了したら
会話が作成されたら
ミーティングが削除されたら（Webhook）
ミーティング参加者がホストより先に入室したら（Webhook）
指定のホストのレコーディングが完了したら（Webhook）
レコーディングの文字起こしが完了したら（Webhook）
ウェビナーが作成されたら（Webhook）
ウェビナーが終了したら（Webhook）
ウェビナー参加者がアンケートに回答したら（Webhook）
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ウェビナーの参加登録がキャンセルされたら（Webhook）
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ミーティングが作成されたら
チャットにメッセージが投稿されたら
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特定の件名のメールを受信したら
フローボットオペレーション
ミーティングを作成（非推奨）
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定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）
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ミーティングの一覧を取得
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ミーティングを作成（非推奨）ミーティング情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）ミーティングの一覧を取得ウェビナーの一覧を取得ウェビナー登録者の一覧を取得ミーティングのレコーディング情報を取得ウェビナーに登録者を追加ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードユーザーを追加ユーザーを削除ユーザーにライセンスを付与または削除するユーザー情報を取得ミーティングのクラウドレコーディングデータを削除会話の詳細を取得ミーティングの詳細情報を取得定期ミーティング情報を編集（毎月）定期ミーティングを作成（毎月）ミーティングを作成ミーティング情報を編集定期ミーティングを作成（毎日）定期ミーティング情報を編集（毎日）定期ミーティングを作成（週ごと）定期ミーティング情報を編集（週ごと）ミーティングの特定のクラウドレコーディングデータを削除ユーザーのアカウントを有効化・無効化および出勤状態へ変更チームチャットのチャネル一覧を取得チームチャットのチャネルを作成チームチャットの共有スペースを作成チームチャットのチャネルにメンバーを招待チームチャットのチャネルを更新チームチャットのメンショングループを作成チームチャットのメンショングループにメンバーを追加チームチャットのチャットメッセージと共有ファイルを検索チームチャットのチャットメッセージの送信チームチャットのチャットメッセージの削除チームチャットにファイルをアップロードミーティングのサマリーを取得
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
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