Google DriveにファイルがアップロードされたらOCRでテキストを抽出し、AIで翻訳後Google Chatに通知する

■概要

海外の取引先から送られてくる書類など、外国語のファイルを確認する際に、都度内容を翻訳ツールにコピー&ペーストして確認する作業は手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにアップロードされたファイルをOCRによってテキスト抽出し、AIで翻訳後にGoogle Chatへ通知するまでの流れを自動化できます。
言語の壁を越えたスムーズな情報共有を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外拠点や外国籍の従業員とファイルでのやり取りが頻繁に発生する方
• Google Driveに保存した画像やPDFの内容確認と共有を手作業で行っている方
• OCRやAIといった技術を活用して、情報収集や共有業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードを起点に一連の処理が自動化され、これまで手作業での確認や翻訳、共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による翻訳時のコピー&ペーストミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、抽出したテキストを任意の言語に翻訳します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、翻訳結果を任意のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理の起点としたい監視対象のフォルダを任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取りたいファイル内の特定範囲を指定するなど、テキストを抽出する項目を任意で設定できます。
• AIによる翻訳では、日本語や英語、中国語など、翻訳したい言語を自由に設定することが可能です。
• Google Chatへの通知は、通知先のスペースや送信するメッセージの本文を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google Chat、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
  アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。