Outlookの特定件名のメールにGmailで自動返信する

■概要

Outlookで受信する特定の問い合わせや通知メールへの返信は、定型的な作業でありながらも意外と時間を要するのではないでしょうか？一つ一つ手作業で対応していると、本来注力すべきコア業務の時間を圧迫したり、対応漏れが発生したりする原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析し、Gmailから自動で返信できるためこうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する特定のメールへの返信作業を自動化したいと考えている方
• 定型的なメール返信が多く、問い合わせ対応などの業務効率化を目指す担当者の方
• AIを活用してメール対応の精度を向上させ、返信業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をきっかけに自動で返信処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたメール対応の時間を短縮することができます。
• 返信内容の作成や送信を自動化することで、対応漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から返信に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、抽出した情報を用いて作成したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の起動条件となるメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したいデータに合わせて、プロンプト（指示文）を自由にカスタムすることが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、送信元のメールアドレスや、宛先、件名、本文の内容を任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。