Google DriveにアップロードされたスクリーンショットをOCRで読み取り、Google Chatに通知する

■概要

Google Driveにアップロードしたスクリーンショットの内容を、都度確認してチャットツールに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにスクリーンショットなどの画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを読み取り、その内容をGoogle Chatに通知します。手作業による確認や転記の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したスクリーンショットの内容を手作業で報告している方
• 画像内のテキスト情報を手入力で転記しており、入力ミスや手間に課題を感じている方
• チーム内の情報共有のスピードを向上させ、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle Chatへの通知までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 画像内のテキストを手入力する際に起こりがちな、入力間違いや重要な情報の見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像ファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストをメッセージ本文に含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知先のスペースやメンションしたいユーザーなどを、実際の運用に合わせて任意で設定することが可能です。
• OCR機能で読み取ったテキストは変数として利用できるため、通知メッセージの本文に埋め込んで、ファイル名など他の情報と組み合わせて送信することも可能です。

■注意事項

• Google Chat、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。