Google スプレッドシートに行が追加されたら、要約を行いOutlookに通知する

■概要

Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたびに内容を確認し要約して関係者に通知する作業は、定期的でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるとAIが自動で内容を要約し、Outlookで指定した相手に通知できます。これにより、情報共有の迅速化と手作業の削減を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで議事録や日報などを管理し、手動で共有している方
• 蓄積される情報を効率的に要約し、スピーディーに関係者へ通知したい方
• 定型的な情報共有業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに要約と通知が自動で実行されるため、手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。

• 手作業による内容の転記ミスや通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得した行の情報を要約するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のメールアドレスに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、ファイルやシートを任意で選択することが可能です。
• AIによる要約オペレーションでは、要約文字数や要約条件を自由に設定できるため、目的に合わせた要約を作成できます。
• Outlookのメール送信オペレーションでは、送信先のアドレスや件名、本文を自由に設定でき、スプレッドシートから取得した値を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項‍

• Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。