Calendlyで特定ユーザーに予定が登録されたら、Microsoft Teamsに定型文を通知する

■概要

Calendlyで新しいアポイントメントが確定するたびに、関係者へMicrosoft Teamsで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？手作業での通知は、共有漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Calendlyで特定のユーザーに予定が登録された際Microsoft Teamsの指定チャネルに自動で定型文が通知されるため、こうした連絡業務を効率化して共有漏れを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyでのアポイント確定後の、Microsoft Teamsへの手動通知に手間を感じている方
• アポイント情報をチームへ迅速に共有し、対応漏れや遅れを防ぎたい営業・CS担当者の方
• チーム内の情報共有プロセスを自動化し、業務の標準化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyに予定が登録されると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 自動で定型文が通知されることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら（webhook起動）」というトリガーアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、トリガーで取得した予定情報などを本文に含めて通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Calendlyのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい特定のユーザーを任意で設定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、メッセージを投稿するチャネルや、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Calendly、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。