Googleフォームで新規プロジェクト情報を受信したら、Microsoft Teamsにチャネルを作成する

■概要

新しいプロジェクトが始まるたびに、Googleフォームの内容を基にMicrosoft Teamsのチャネルを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや設定ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Microsoft Teamsのチャネル作成を自動化し、プロジェクトの立ち上げを円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Teamsを用いてプロジェクト管理を行っている方
• プロジェクト開始時の手作業でのチャネル作成に、手間や漏れを感じているチームリーダーの方
• 定型的なセットアップ業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると自動でチャネルが作成されるため、これまで手作業に費やしていた設定時間を短縮することができます。
• 手作業によるチャネル名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクトの始動をスムーズにします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルを作成」アクションを設定し、プロジェクト用のチャネルを自動で作成するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象となるフォームIDや、回答をチェックするフローの起動間隔を任意で設定できます。
• Microsoft Teamsのチャネル作成アクションでは、チャネルを追加するチームIDやチャネル名、チャネルの説明、プライバシーレベルを任意で指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。