Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しSlackに送信する

■概要

見積もり依頼から見積書を作成して担当者に共有する、といった定型業務に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Google スプレッドシートで見積書を発行し、指定したSlackチャンネルに送信するまでの流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで見積もり依頼を受け、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者の方
• 見積書作成から共有までの時間を短縮し、顧客対応の速度を向上させたいと考えているマネージャーの方
• 手作業による入力ミスをなくし、見積書発行業務の品質を安定させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの内容をもとに見積書を自動発行しSlackへ通知するため、手作業の時間を削減し、迅速な顧客対応を実現します。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、見積書の雛形を指定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「ファイルを送る」アクションを設定して、発行された見積書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogleフォームは、ご自身の環境で利用している任意のフォームを指定して連携させることができます。
• Google スプレッドシートで発行する書類の雛形には、任意のファイルを使用できます。
  フォームで取得した回答内容を、この雛形の変数部分に埋め込んで書類を生成します。
• Slackへのファイル送信では、通知先のチャンネルやメンバーを自由に指定することが可能です。
  また、メッセージ本文には、ファイル名などの動的な情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。