Gmailで受信したテキストをまとめて翻訳し、Outlookで通知する

■概要

海外の顧客や拠点とのやり取りで、Gmailに届く外国語のメール内容を都度翻訳し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業による翻訳や通知は時間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、本文を自動で翻訳し、その内容をOutlookで関係者に通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する海外からのメールの翻訳と共有作業を効率化したいと考えている方
• 多言語でのコミュニケーションが多く、迅速な一次対応と情報共有が求められる担当者の方
• Outlookをチームの連絡ツールとして活用しており、情報連携の速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信から翻訳、Outlookでの通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮できます。
• 手作業による翻訳ミスやコピー＆ペーストの漏れ、通知先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した業務運用を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、翻訳したいメールを特定するためのラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文などを翻訳対象として指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳したテキスト内容を含めて指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の翻訳アクションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を自由に設定できるため、様々な言語のメールに対応可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、通知する宛先を任意で設定できます。また、本文には固定の文章だけでなく、翻訳したテキストや受信したメールの件名などを変数として埋め込み、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項‍

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。