指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得し、AIで文章を生成してOutlookでメールを送信する

No items found.

■概要

定期的に行うメール連絡業務で、Microsoft Excelの情報を参照しながら一件ずつメールを作成・送信する作業は手間がかかるものです。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから情報を自動で取得し、その情報に基づいてAIが内容に応じた文章を生成してOutlookで送信するため、定型的なメール業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Microsoft Excelのリストを基に、Outlookで定期的な案内メールを送信している方
  • AIを活用して、顧客ごとに最適化されたメール文面の作成を効率化したいと考えている方
  • 毎月の請求案内や定期報告など、決まった日時に行うメール業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

  • 指定日時に情報取得、文章生成、メール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の転記ミスや宛先の設定間違い、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
  3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する(最大10件)」アクションでメール送信に必要な情報を取得します。
  4. 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したレコード情報をもとに後続の処理を繰り返すよう設定します。
  5. 繰り返し処理の中で、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報を活用してメールの件名や本文を作成します。
  6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を使ってメールを自動で送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • スケジュールトリガーでは、フローを起動したい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
  • Microsoft Excelで情報を取得する際、対象となるドライブID、ファイル(アイテムID)、シート名、テーブル範囲を任意で指定します。特定の条件に合致するレコードのみを取得する設定も可能です。
  • AI機能でメール文章を生成するプロンプト(指示文)は自由に設定でき、Excelから取得した顧客名などの情報を文章に含めることも可能です。
  • Outlookで送信するメールの宛先や件名、本文は任意で設定できます。AIが生成した文章やExcelから取得した情報を動的に設定してください。

■注意事項

  • Microsoft ExcelとMicrosoft OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
メールの本文から情報を抽出して、Microsoft Excelに格納する
メールの本文から任意の情報をAIで抽出し、エクセルに情報を格納します。‍
名刺データをAI-OCRで読み取りMicrosoft Excelに格納
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、エクセルに格納します。その後、指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
申し込みメールの内容をAIで解析し、Microsoft Excelで見積書の作成、Outlookで送信する
申し込みフォームに回答が送信されたら、AIを用いてデータを抽出して見積書をMicrosoft Excelの雛形から作成、Outlookメールで送信するフローです。手作業で見積書を作成・送信する時間を大幅に短縮でき業務の効率化になります。
履歴書をOCRで読み取り、別の履歴書フォーマットに置き換える
履歴書をOCRで読み取り、別の履歴書フォーマット(Microsoft Excel)に置き換えるフローです。写真から文字データを読み取り自動で内容を入力してくれるので、手入力の手間がなくなり業務を効率化します。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知する
‍Yoomフォームに添付されたPDFファイル(納品書や請求書など)をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しSlackに通知するフローです。取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに情報を追加する
フォームに添付された書類ファイルをOCRで読み取り、任意のテキスト項目を抽出します。その後、抽出した情報をExcelに書き込むフローボットです。請求書・発注書・契約書などの任意のPDFファイルをアップロードしてご利用ください。OCRで抽出する項目は自由に設定が変更可能です。情報を書き込むMicrosoft Excelファイルをご用意いただき、設定内容を変更してご利用ください。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Microsoft Excel
Microsoft Excel
を使ったテンプレート
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Microsoft Excel
YoomではMicrosoft ExcelのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Excelの特定のセルに値を自動的に格納したり、シートやテーブルを自動的に作成します。
詳しくみる
テンプレート
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる