■概要
定期的に行うメール連絡業務で、Microsoft Excelの情報を参照しながら一件ずつメールを作成・送信する作業は手間がかかるものです。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから情報を自動で取得し、その情報に基づいてAIが内容に応じた文章を生成してOutlookで送信するため、定型的なメール業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelのリストを基に、Outlookで定期的な案内メールを送信している方
- AIを活用して、顧客ごとに最適化されたメール文面の作成を効率化したいと考えている方
- 毎月の請求案内や定期報告など、決まった日時に行うメール業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に情報取得、文章生成、メール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや宛先の設定間違い、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを起動する日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションでメール送信に必要な情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理機能を設定し、取得したレコード情報をもとに後続の処理を繰り返すよう設定します。
- 繰り返し処理の中で、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報を活用してメールの件名や本文を作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を使ってメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動したい曜日や日付、時間などを自由に設定してください。
- Microsoft Excelで情報を取得する際、対象となるドライブID、ファイル（アイテムID）、シート名、テーブル範囲を任意で指定します。特定の条件に合致するレコードのみを取得する設定も可能です。
- AI機能でメール文章を生成するプロンプト（指示文）は自由に設定でき、Excelから取得した顧客名などの情報を文章に含めることも可能です。
- Outlookで送信するメールの宛先や件名、本文は任意で設定できます。AIが生成した文章やExcelから取得した情報を動的に設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとMicrosoft OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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