■概要

Googleフォームで論文やレポートなどのファイルを受け付けた際、内容の確認や要約、Notionへの情報整理に手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを開いて内容を把握し、手作業で転記する作業は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をきっかけに、OCRでの文字起こしからAIによる要約、Notionへの自動追加までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた論文やレポートの管理を効率化したい研究・教育機関の方
• 大量のPDFファイルの内容を把握し、要約して整理する必要がある業務を担当している方
• GoogleフォームとNotionを連携させ、情報収集からデータベース化までを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル提出から情報整理までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記ミスや要約内容の抜け漏れを防ぎ、Notionに蓄積される情報の正確性と質を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルをダウンロードします。
4. 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 次に、AI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容やAIによる要約結果をデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象となるフォームのIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、Googleフォームのトリガーで取得したアウトプット情報から、対象のファイルIDを指定します。
• OCR機能では、読み取りたいファイルの指定方法や抽出項目、使用するAIモデル、言語などを業務内容に合わせて自由に設定できます。
• AIによる要約機能では、要約の文字数や含めるべき要素、言語などを細かく指定し、希望に沿った要約を生成できます。
• Notionへのレコード追加では、対象のデータベースIDを指定し、フォームの回答内容やAIの要約結果をどのプロパティに格納するかをアウトプットを活用して設定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。