毎日、Asanaから当日期限のタスクを取得してMicrosoft Teamsにリマインド通知する

■概要

Asanaでタスクを管理しているものの、毎日期限を確認し、チームにリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。重要なタスクの通知が漏れてしまうと、プロジェクトの遅延にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にAsanaから当日期限のタスクを自動で抽出し、Microsoft Teamsに通知できます。これにより日々の手作業によるリマインド業務から解放され、タスクの対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaでタスク管理をしており、毎日の期限確認とリマインドに手間を感じている方
• チームのタスク抜け漏れを防ぎ、プロジェクトの進捗を円滑にしたいマネージャーの方
• AsanaとMicrosoft Teamsを連携させ、定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間に自動でタスクを取得し通知するため、リマインド業務に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による確認漏れや通知忘れを防ぎ、重要なタスクの対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎日決まった時間にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでAsanaのアクションを設定し、当日期限のタスク情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を活用し、取得したタスク情報をもとに、Microsoft Teamsへ通知するメッセージ本文を生成します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsのアクションを設定し、生成したメッセージを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaからタスクを取得する際に、対象のプロジェクトやタグなどを指定することで、通知したいタスクの範囲を任意に設定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャンネルやメンションするメンバーを任意で設定でき、タスク名や期限など通知に含める情報も自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。