Outlookから特定のメッセージが送信されたら、Googleカレンダーに繰り返しの予定を作成する

■概要

定期的なミーティングの案内など、Outlookで受信する特定のメールを都度Google カレンダーに手入力で登録する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業による転記では、登録漏れや日時の入力ミスといったヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を解析しGoogle カレンダーへ繰り返しの予定を自動で作成するため、こうした課題を解消し、よりスムーズなスケジュール管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとGoogle カレンダーを併用し、定例の予定を手作業で登録している方
• メールからの情報転記における入力ミスや、カレンダーへの登録漏れをなくしたい方
• 反復的なスケジュール登録作業をAIで自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に予定作成までが自動化されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
• AIによるテキスト解析と自動登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle カレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から予定のタイトルや日時などの情報を抽出します。
4. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報を基にカレンダー登録用のテキストを整形します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「繰り返しの予定を作成」アクションを設定し、整形した情報に基づいて予定を自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（会議名、日時など）や、予定の内容を生成するためのプロンプトを任意で設定可能です。
• Google カレンダーに予定を作成するアクションでは、登録先のカレンダーをカレンダーIDで指定することで、個人のカレンダーやチームの共有カレンダーなどに任意で設定できます。

■注意事項

・Google カレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。

・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。

・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。