Microsoft Teamsから特定のメッセージが送信されたら、Googleカレンダーに繰り返しの予定を作成する

■概要

Microsoft Teamsで定例会議などの連絡を受けた後、手作業でGoogle カレンダーに繰り返しの予定を登録していませんか。この作業は単純ですが手間がかかり、入力ミスや登録漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが投稿されるだけで、内容をAIが解析しGoogle カレンダーへ繰り返しの予定を自動で作成するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの連絡を元にGoogle カレンダーへ手動で予定登録している方
• 定例会議など、繰り返し発生する予定の登録漏れやミスを防ぎたいチームリーダーの方
• Microsoft TeamsとGoogle カレンダーを活用したチームの予定管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへのメッセージ投稿を起点に予定が自動作成されるため、手作業でのカレンダー登録に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での転記作業が不要になるため、予定の日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle カレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定し、特定のチャネルを指定します。
3. オペレーションの分岐機能で、予定登録のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するように設定します。
4. AI機能の「テキストからデータを抽出する」で、メッセージ本文から件名、日時、参加者などの情報を抽出します。
5. 続いて、AI機能の「テキストを生成する」で、抽出した情報を元にカレンダーの概要欄に記載するテキストを整えます。
6. 最後に、Google カレンダーの「繰り返しの予定を作成」で、抽出・生成した情報をもとに予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でメッセージから情報を抽出する際、どのような項目（件名、日時など）を抜き出すか、テキストを生成するための指示（プロンプト）は任意で設定可能です。
• Google カレンダーに予定を作成する際、登録先のカレンダー（個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど）は任意で設定できます。

■注意事項

・Microsoft Teams、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。

・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。

・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。