フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Outlookで送信する
フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Outlookで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
を自動連携できます。
■概要
フォームから送信されたCSVファイルの内容を確認し、手作業でデータを抽出してメールで送信する作業に手間を感じていませんか？このような定期的に発生する業務は、工数がかかるだけでなく、データの抽出ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームにCSVファイルが添付・送信されたことをきっかけに、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを自動で生成し、Outlookで送信するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから受け取ったCSVデータの加工作業を効率化したいと考えている方
- 定期的なデータ抽出とOutlookでのレポート送信業務を自動化したい方
- 手作業によるCSVのデータ抽出やメール送信でのミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- CSVファイルの加工からOutlookでのメール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの抽出ミスや、メールの宛先・添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、CSVファイルのアップロード項目を含んだフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「CSVを操作する」を選択し、受信したCSVファイルから特定の条件に合致するデータを抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を選択し、抽出・生成したCSVファイルを添付して指定の宛先にメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームの質問項目は、業務内容に合わせて任意で設定することが可能です。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定してください。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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