【簡単設定】Outlookで受信したメールを自動転送する方法

「このメール、関係者に転送しなきゃいけないのに忘れてた…」
「特定のクライアントからのメールは、必ずチームに共有するルールだけど、毎回手作業で転送するのが地味に面倒…」
このように、Outlookで受信したメールの転送や共有に関する業務で、手間を感じたり、対応漏れにヒヤヒヤしたりした経験はありませんか？
もし、Outlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、その内容を指定したメンバーや他のツールへ自動で転送・共有できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます。
情報共有の遅延や漏れといったミスを防ぎ、より安心してコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々のメール対応業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOutlookで受信したメールを自動で転送する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、メンバーに共有する

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Outlookのメールを自動で転送するフローを作ってみよう

それではここから、Outlookで特定の件名のメールを受信したら、その内容を自動で指定のメンバーにメールで共有（転送）するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしもまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Outlookのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Outlookのトリガー設定とアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、メンバーに共有する

試してみる

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ステップ1：OutlookとYoomをマイアプリ連携

まずはじめに、YoomとOutlookを連携して、操作が行えるように設定します。
マイアプリ連携の設定方法については、以下のナビをぜひご覧ください！
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：テンプレートをコピーする

次に、Yoomで用意されているテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートの編集画面に移動しましょう。

Outlookで特定の件名のメールを受信したら、メンバーに共有する

試してみる

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コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。

ステップ3：Outlookのトリガー設定

ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。

クリックすると以下の画面に切り替わります。
Outlookと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
  ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
  なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

• 「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

フローボットを起動するための「キーワード」を設定してください。
ここで指定したキーワードを含む件名のメールを受信した際に、フローボットが起動します。
今回のテストでは【日報】というキーワードを設定しました。

次に、テストを行うので設定したメールフォルダにテストメールを送信しましょう。
メールの内容は架空の情報でOKですが、必ず指定したキーワードを件名に入力してください。

送信が完了したらYoomに戻り「テスト」を実行しましょう。

テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メールの内容を反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！

ステップ4：メールを共有する設定

指定したメンバーへ自動でメールを転送する設定を行います。
「メールを送る」を、クリックしてください。

再度、Outlookと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。

• 「To」は、メールを転送するメールアドレスを設定してください。
  「CC」や「BCC」も任意で設定できます。
  なお、最後にメール送信テストを行うので、受信可能なアドレスを入力しておきましょう。

• 「件名」と「本文」は、取得した値を引用し設定できます。
  取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
  必要に応じて内容や使用する値を自由に変更してください。

入力が完了したら「次へ」進みましょう。

先ほど設定した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。

テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。

確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。

ステップ5：トリガーをONにする

これで、Outlookで件名に「日報」を含むメールを受信するたびに、指定したメンバーへ自動でメールが転送されるようになります！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。

Outlookを使ったその他の自動化例

他にもOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Outlookでメールを受信したら、他のアプリに情報を追加したり通知したりすることが可能です。
また、他のアプリをトリガーにしてOutlookからメールを送信したり、Outlookにタスクを作成したりできます！

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Outlookにタスクを作成する

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているタスクリストを、手作業でOutlookのタスクに登録する作業に手間を感じていませんか？特に、OutlookとGoogle スプレッドシートを連携させたいと考えている方にとって、手動での転記作業は非効率であり、登録漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけでOutlookにタスクが自動で作成されるため、こうした課題を円滑に解消できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートをタスク管理に用い、Outlookへの手動登録に手間を感じている方
・OutlookとGoogle スプレッドシートを連携させることで、タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎたい方
・チームで共有するタスクリストから、個人のOutlookへタスクを自動で割り振りたいマネージャーの方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しSlackに通知する

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Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しSlackに通知するフローです。

■注意事項
・Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加する

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Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google ドキュメントに追加するフローです。

■注意事項
・Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで契約書を受信したら、Salesforceの取引先にファイルをアップロードして紐付ける

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■概要
Outlookで受信した契約書を、都度手作業でSalesforceの取引先にアップロードしていませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの添付漏れや紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された契約書ファイルを自動でSalesforceの取引先にアップロードし、紐付けまでを完結させることが可能です。Salesforceへのファイル登録を自動化し、手作業での入力の手間を解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するファイルをSalesforceで管理しており、手作業での登録に手間を感じている方
・Salesforceへのファイル添付や情報入力を自動化し、業務効率化を目指している方
・契約書などの重要ファイルの紐付けミスや対応漏れを防ぎ、確実な管理体制を構築したい方

■注意事項
・Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する

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■概要
「Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する」ワークフローは、Outlookで受信したメール情報を自動的にHubSpotに反映させる業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールをHubSpotに手動で追加している営業担当者の方
・顧客とのコミュニケーションを効率的に管理したいマーケティングやカスタマーサポートの担当者の方
・OutlookとHubSpotの連携を強化し、業務を自動化したいIT担当者の方
・手動入力によるミスを減らし、正確なデータ管理を目指す方

■注意事項
・Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookの受信メールを分類・整理し、Google スプレッドシートで行を追加する

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■概要
このワークフローでは、Outlookの受信メールを分類・整理し、Google スプレッドシートで行を追加することが可能です。これにより、手動でのメール整理やデータ入力の手間を省き、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信するメールの管理に時間がかかっているビジネスパーソン
・メール内容をGoogle スプレッドシートに整理・記録する作業を効率化したい方
・Salesforceや他のSaaSアプリと連携して業務を自動化したい企業のIT担当者
・日々のメール整理作業による作業負担を軽減したい営業やサポートチームのメンバー
・データの手動入力によるヒューマンエラーを防ぎたい経営者や管理職の方

■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Shopifyで注文情報が発送されたら、Outlookで通知する

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■概要
Shopifyでの注文処理、特に商品発送後の関係者への通知に手間を感じていませんか？手作業での連絡は、対応漏れや遅延が発生する可能性があり、重要な業務でありながらも担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Shopifyで注文が発送されたことをトリガーに、Outlookから指定した宛先へ自動で通知メールを送信するため、手作業による連絡業務を効率化し、より確実な注文管理を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyを利用したECサイト運営で、発送通知の業務を効率化したいと考えている方
・手作業での情報共有に課題を感じ、注文管理に関心がある方
・発送状況をチーム内で迅速に共有し、顧客対応や在庫管理を円滑にしたい方

■注意事項
・Shopify、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Trelloのカードが完了リストに移動したらOutlookメールで通知を送る

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■概要
「Trelloのカードが完了リストに移動したらOutlookメールで通知を送る」フローは、タスク管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
Trelloでタスクが完了リストに移動すると自動的にOutlookに通知メールが送信され、チーム全体で進捗を共有できます。
これにより、プロジェクトの透明性が高まり、メンバー間の連携が強化されます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを使ってプロジェクト管理を行っているチームリーダーの方
・Outlookを日常的に利用しており、業務連絡の効率化を図りたい方
・タスク完了時に自動で通知を送りたいと考えている方
・チーム内での情報共有を迅速に行いたいビジネスパーソン

■注意事項
・Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する

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毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。

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件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知する

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件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知するフローです。

■注意事項
・OutlookとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

Outlookのメール転送を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーによる伝達漏れや遅延を防ぐことができます。
これにより、担当者は転送作業に時間を取られることなく、迅速かつ確実な情報連携が実現できるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！ 

よくあるご質問