Outlookで受信したCSVファイルの空白行を削除し、編集ファイルをGmailで送信する
Outlookで受信したCSVファイルの空白行を削除し、編集ファイルをGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで定期的に受信するCSVファイルを手作業で編集し、関係者にGmailで再送付する業務は手間がかかる上に、単純なミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定の件名でメールをOutlookで受信した際に、添付されたCSVファイルの空白行を自動で削除し、編集後のファイルをGmailで指定の宛先に自動送信することが可能です。定型的なファイル編集とメール送信作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したCSVファイルを手作業で加工・編集している方
- 編集したCSVファイルをGmailで定期的に送信しており、送信漏れや添付ミスを防ぎたい方
- ファイルに関する定型的なやり取りを自動化し、より重要な業務に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGmailでのファイル送信まで一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの編集ミスや、メールの宛先間違い、添付ファイルの誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで「CSVを操作する」を選択し、ダウンロードしたCSVファイルの空白行を削除するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、加工後のCSVファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定で、フローボットを起動させるメールの件名を任意で設定してください。例えば、「月次レポート」や「【要確認】売上データ」など、実際の業務に合わせた件名を指定します。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定してください。トリガーとなったメールの情報などを本文に含めることも可能です。
■注意事項
- GmailとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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