Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Sansanに登録する

■概要

Boxにアップロードされた名刺ファイルを、一件ずつSansanに手入力していませんか。
この作業は時間がかかる上に、情報の入力ミスといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、BoxにファイルをアップロードするだけでOCRが内容を自動で読み取り、Sansanへ名刺情報として登録するため、こうした定型業務の手間やミスを解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとSansanを利用しており、名刺登録の手作業に課題を感じている営業担当者の方
• 展示会などで獲得した大量の名刺を、効率的にデータ化したいと考えている方
• 日々の業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからSansanへの登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に注力できます。
• 手動での転記作業がなくなるため、名前や会社名の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSansanをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、Sansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にSansanへ登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるBoxは、Google DriveやDropboxなど、ユーザーが利用している他のクラウドストレージアプリに変更することも可能です。
• OCR機能で画像やPDFから読み取る項目は、会社名や氏名、電話番号だけでなく、役職や部署名など、必要に応じて自由に設定できます。

■注意事項

• Box、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。