フォームに回答されたら契約書の作成を自動で行い、Boxに格納する

■概要

フォームへの回答内容をもとに、一件ずつ手作業で契約書を作成し、ファイル名を変更してBoxへ格納するといった作業に手間を感じていませんか。
この定型的ながらも重要な業務は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに契約書の自動作成からBoxへの格納までが完結するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答後の契約書作成とBoxへの格納を手作業で行っている方
• 契約関連業務における入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点に契約書の作成からBoxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記やファイルのアップロードがなくなることで、入力間違いや格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、回答内容を基にフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで、フォームの回答内容を反映した契約書を生成します。
4. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、生成された契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーは、Yoomのフォームトリガーだけでなく、Googleフォームやformrunなど、ご利用のフォームアプリケーションからの回答をきっかけに変更することも可能です。
• 契約書のテンプレートは、Google スプレッドシートだけでなく、GoogleドキュメントやMicrosoft Excelなど、他の書類作成アプリに変更することができます。
• 作成した契約書の格納先は、Boxの他にGoogle DriveやDropboxといった、普段利用している他のオンラインストレージサービスに変更が可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。