フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、GmailでPDFを送信する

■概要

フォームで受け付けた内容をもとに書類を作成し、手作業でPDF化してメールで送付する業務に手間を感じていませんか。特に、情報の転記ミスや添付ファイルの指定間違いといったヒューマンエラーは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームが送信されるだけで、Googleドキュメントへの情報差し込みからGmailでのPDFファイル送信までの一連の作業が自動で完結し、これらの課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で書類作成やメール送信を行っている方
• GoogleドキュメントとGmailを日常的に利用し、定型的な書類送付業務を効率化したい方
• 手作業による情報の転記ミスや送信漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に書類作成からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、PDFファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとして「フォームトリガー」を設定し、申込情報などを受け付けるためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームで受け取った情報を差し込んでドキュメントを作成するアクションを設定します。
4. さらに、作成したGoogleドキュメントをPDF形式でエクスポートするアクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、エクスポートしたPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信するアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーでは、氏名やメールアドレス、会社名など、業務に合わせて収集したいデータ項目を任意で設定してください。
• Googleドキュメントでは、あらかじめ書類の雛形を作成し、その雛形にフォームから取得した情報を差し込むよう設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文などを任意で設定できます。フォームで取得した情報を件名や本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前にGoogleドキュメントで書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765‍
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924