■概要

フォームからの問い合わせ後、見積もりを作成しメールで送付する一連の作業は、対応が遅れると機会損失に繋がりかねない重要な業務です。
しかし、手作業ではどうしても時間がかかり、担当者の負担になることも少なくありませんよね。
このワークフローは、送信されたフォームの回答を元にDeepSeekで見積内容を生成し、Outlookによる通知までを自動で行うため、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 問い合わせフォームからの見積もり作成や送付業務に時間を取られている営業担当者の方
• DeepSeekなどの生成AIを活用し、ドキュメント作成業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による見積もり内容のミスやメールの送信漏れを防止したいチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、見積もりの作成からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手を介さずに処理が完結するため、見積もり内容の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DeepSeekとOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガーを選択し、顧客からの見積もり依頼情報を受け取るためのフォームを作成します。
3. オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームで受け取った情報をもとに見積もり内容を生成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、DeepSeekが生成した内容を本文に含んだメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する質問項目（顧客名、見積もりを依頼する商品、希望納期など）は、業務内容に合わせて任意で設定できます。
• DeepSeekでテキストを生成する際のプロンプト（指示文）は、フォームの回答を動的に含めるなど、任意の内容で設定することが可能です。
• Outlookから送信するメールの宛先や件名、本文は自由に設定でき、フォームの回答やDeepSeekの生成結果を差し込むこともできます。

■注意事項

• DeepSeek、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。