Trelloのカードが期限前日になったらGmailで通知する

■概要

Trelloで多くのタスクを管理していると、重要なカードの対応期限をつい見逃してしまうことはないでしょうか。
期限の確認漏れは、プロジェクトの遅延やトラブルに直結する可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Trelloカードの期限が前日になると自動でGmailに通知されるため、タスクの対応漏れを未然に防ぎ、日々の業務を円滑に進めることが可能になるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Trelloでプロジェクトやタスクを管理しており、期限の確認漏れを防ぎたい方
• 重要なタスクの期限をチームメンバーに自動でリマインドしたいプロジェクトリーダーの方
• 手動でのリマインド作業に手間を感じており、定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日自動で期限が迫ったカードをチェックし通知するため、確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの遅延リスクを軽減します。
• これまで手作業で行っていた期限の確認やリマインド業務が自動化されるため、より重要なコア業務に集中する時間を確保できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TrelloとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日定時に実行する」など、フローを起動したい任意のスケジュールを設定します。
3. 続いて、オペレーションでTrelloの「特定のリストのカード一覧を取得」アクションを設定し、対象のカードを取得します。
4. 次に、処理繰り返し機能を用いて、取得したカード情報を一つずつチェックするように設定します。
5. 繰り返しの処理内で、Trelloの「カードの情報を取得」アクションを設定し、各カードの期限日などの詳細を取得します。
6. 次に、分岐機能を設定し、「カードの期限が明日である」という条件を指定します。
7. 最後に、条件に合致した場合のみGmailの「メールを送る」アクションが実行され、カード情報を含んだ通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Trelloの「特定のリストのカード一覧を取得」アクションでは、通知対象としたいボードのIDやリストのIDを任意で設定してください。
• 処理の繰り返し機能では、前のステップで取得したTrelloカードの一覧データを、繰り返し処理の対象として正しく設定する必要があります。
• 分岐機能では、「期限が前日」などの通知を飛ばしたいタイミングを任意で設定することが可能です。
• Gmailでの通知設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由にカスタマイズでき、本文内にTrelloから取得したカード名などを変数として埋め込めます。

■注意事項

• TrelloとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。