■概要

新しいメンバーが加わる際、関連部署への情報共有は迅速に行いたいものですが、手作業での通知は手間がかかり、共有漏れが発生することもあります。
特に、開発チームなどが主に利用するDiscordへの連絡は後回しになりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されると、指定したDiscordチャンネルへ自動で通知が送信されます。
これにより、手作業による通知の手間や共有漏れを防ぎ、スムーズな情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでのユーザー追加に伴う通知作業を自動化したい情報システム担当者の方
• 新メンバーの情報をDiscordで素早く共有し、オンボーディングを円滑に進めたいチームリーダーの方
• 入社手続きに関する手作業を減らし、社内の情報連携を効率化したいと考えている総務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceにユーザーを追加するだけでDiscordへ自動通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
• 手動での通知作業が不要になることで、連絡の遅延や共有漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を含んだ通知メッセージを指定のチャンネルへ送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このテンプレートでは通知先としてDiscordを設定していますが、SlackやChatwork、Microsoft Teamsなど、普段お使いのコミュニケーションツールに変更することが可能です。
• 通知先を変更する場合は、Discordのオペレーションを任意のチャットツールの「メッセージを送信」などのアクションに差し替えて、通知したいチャンネルや内容を適宜設定してください。

■注意事項

• Google WorkspaceとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。