バクラク申請・経費精算の特定のフォームで申請が承認されたらOutlookに通知する

■概要

経費精算システムで申請が承認された後、経理担当者や関係者に手作業で通知連絡を行っていませんか。承認された申請を見落としたり、通知が遅れたりすると業務に支障が出る可能性もあります。このワークフローを活用すれば、バクラク申請・経費精算で申請が承認されると、その内容を自動でOutlookからメールで通知するため、迅速かつ正確な情報共有が可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• バクラク申請・経費精算での承認後の通知業務を手作業で行っている経理担当者の方
• 申請の承認状況をスムーズに把握し、次のアクションに素早く移りたいと考えている方
• 経費精算に関連する一連の業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• バクラク申請・経費精算での承認をトリガーに自動で通知されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信の時間を削減できます。
• 手動での対応による通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、バクラク申請・経費精算とOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでバクラク申請・経費精算を選択し、「特定のフォームの申請が承認されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでバクラク申請・経費精算の「申請詳細の取得」アクションを設定し、承認された申請内容を取得します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した申請情報を含んだメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）を運用に合わせて任意に設定してください。
• 送信するメールの件名や本文には、前段のオペレーションで取得した申請名や金額といった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることが可能です。

■注意事項

• バクラク申請・経費精算、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。