Googleフォームで受信した会議内容からAIで議事録を作成し、Google Chatに通知する
Googleフォームで受信した会議内容からAIで議事録を作成し、Google Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
会議後の議事録作成や、その内容をチームに共有する作業に手間を感じていませんか。特に、要点をまとめて分かりやすく整形する作業は時間がかかり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った会議内容をAIが自動で議事録として生成し、Google Chatへ通知できるため、こうした議事録作成に関わる一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を基に、手作業で議事録を作成している方
- AIを活用して議事録作成を効率化し、チームへの情報共有を迅速化したい方
- Google Chatを主要な連絡手段としており、関連業務の通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から議事録作成、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質を保ちながら、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に議事録を作成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成した議事録を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、議事録のフォーマットや要約の粒度など、AIへの指示（プロンプト）をテキストで自由に設定可能です。
- Google Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションでは、通知先のスペースやメッセージ本文を任意で設定したり、特定のユーザーにメンションを付けて通知したりすることもできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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