■概要
会議後の議事録作成や、その内容をチームに共有する作業に手間を感じていませんか。特に、要点をまとめて分かりやすく整形する作業は時間がかかり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った会議内容をAIが自動で議事録として生成し、Google Chatへ通知できるため、こうした議事録作成に関わる一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報を基に、手作業で議事録を作成している方
- AIを活用して議事録作成を効率化し、チームへの情報共有を迅速化したい方
- Google Chatを主要な連絡手段としており、関連業務の通知を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から議事録作成、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質を保ちながら、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に議事録を作成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成した議事録を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、議事録のフォーマットや要約の粒度など、AIへの指示（プロンプト）をテキストで自由に設定可能です。
- Google Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションでは、通知先のスペースやメッセージ本文を任意で設定したり、特定のユーザーにメンションを付けて通知したりすることもできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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