Outlookで音声データを受信したら、文字起こししてMicrosoft Excelに追加する

■概要

会議の録音やインタビューなど、Outlookで音声ファイルを受信する機会は多いものの、その内容を手作業で聞き起こし、Microsoft Excelに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付の音声ファイルが自動で文字起こしされ、Microsoft Excelに内容が追加されるため、こうした一連の作業を効率化し、データの活用を促進します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した音声ファイルの文字起こしを手作業で行っている方
• 文字起こししたテキストデータをMicrosoft Excelへ手入力しており、転記の手間やミスを削減したい方
• 音声データの管理と活用を効率化し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に文字起こしからMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による聞き間違いや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、添付された音声ファイルを取得します。
5. その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルをテキストに変換します。
6. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストを指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールの受信フォルダや、特定の差出人、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
• 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、ファイルの種類など任意の条件を指定して後続の処理を分岐させることが可能です。
• 「音声データを文字起こしする」オペレーションでは、文字起こしの精度や特性に応じて、利用するAIモデルを複数の選択肢の中から任意で選択できます。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のファイルやシートを自由に指定し、どの列に文字起こし結果や受信日時といったデータを格納するかを詳細に設定できます。

■注意事項‍

• Outlook、Microsoft ExcelをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。