■概要
Gmailで受信するメールの添付ファイルを、一つひとつ手作業でGoogle Driveに保存していませんか。この作業は定期的に発生するため、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードします。GmailとGoogle Driveを連携させることで、日々のファイル管理業務を効率化し、手作業による負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などのファイルをGoogle Driveで管理しており、手作業に手間を感じている方
- GmailからGoogle Driveへのファイル保存漏れや、ファイル名の命名規則の統一に課題を感じている方
- 日常的に発生する定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をきっかけに、ファイルが自動でGoogle Driveへ保存されるため、手作業でのファイル整理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点としたいメールのラベルを指定します。
- 次に、オペレーションで「データ抽出機能」を使い、正規表現を用いてファイル名を文字情報として抽出します。
- 次に、「分岐機能」を設定し、添付ファイルの種類や名称などを、特定の条件に基づいて、後続の処理に進むかどうかを判定させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続のファイルアップロード処理に進む条件を自由に設定できます。例えば、ファイルの種類や名称で条件を指定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
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