Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してGoogle Driveに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Workspace

を自動連携できます。

■概要

Google Workspaceに新しいユーザーを登録するたびに、手作業で契約書を作成してGoogle Driveに格納する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、入社対応などが重なると担当者の大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の作成から指定フォルダへの格納までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceでユーザー管理を行い、入社手続きなどを担当されている人事・労務担当者の方
ユーザー登録に伴う契約書の作成を手作業で行っており、業務を効率化したいと考えている管理部門の方
書類作成や管理におけるヒューマンエラーを減らし、業務品質の向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

Google Workspaceへのユーザー登録を起点として、契約書の作成とGoogle Driveへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業による書類作成時の記載ミスや、格納先のフォルダ間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google WorkspaceとGoogleドキュメントをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します
最後に、オペレーションでYoomの書類発行機能を使い、「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成してGoogle Driveに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Yoomの書類発行機能「書類を発行する」オペレーションにて、テンプレートとして使用するGoogleドキュメントのファイルIDを任意で設定してください。
同じく「書類を発行する」オペレーション内で、作成した書類を格納したいGoogle DriveのフォルダIDと、出力する際のファイル名をそれぞれ任意で設定してください。

■注意事項

Google Workspace、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。

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使用しているアプリについて

Google Workspace

YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。

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