■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Google Workspaceへのユーザー登録後、雇用契約書などの書類作成や管理を手作業で行っていませんか。こうした定型的ながらも重要な作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録された際に、契約書を自動で作成してGoogle Driveに格納するまでの流れを構築し、入社手続きに関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理と、それに伴う契約書作成などを担当している方
- 手作業での書類作成やGoogle Driveへの格納作業に、時間的な負担を感じている方
- 入社手続きのプロセスを自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、契約書の作成から格納までが自動処理されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業による書類作成時の氏名などの転記ミスや、Google Driveへの格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を元に書類を作成して格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントで書類を発行する際に、出力されるファイル名を任意で設定してください。例えば、「【契約書】社員名」のように設定することで、ファイルの管理が容易になります
■注意事項
- Google WorkSpaceのそれぞれとYoomを連携してください
- Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
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