Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してDiscordに通知する

■概要

新しいメンバーが参加する際のGoogle Workspaceへのユーザー登録は喜ばしい反面、その後の契約書作成や関係部署への通知といった付随業務に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新規ユーザーが登録されると、契約書が自動で作成され、指定のDiscordチャンネルに通知までの一連の流れを自動化し、手作業による負担や連絡漏れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでのユーザー管理と契約書作成業務に手間を感じている総務・人事担当者の方
• Discordでの情報共有を徹底し、手動での通知作業をなくしたいと考えているチームリーダーの方
• 新メンバーの受け入れプロセスを自動化し、スムーズなオンボーディングを実現したい経営者の方

■このテンプレートを使うメリット

• ユーザー登録から契約書作成、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
• 手作業による契約内容の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace・Googleドキュメント・DiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションで、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. その後、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意した雛形とユーザー情報を使って契約書を作成します。
5. 最後に、Discordの「ファイルを送信」アクションを設定し、作成された契約書を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceのユーザー検索では、登録されたユーザーを特定するための検索項目やキーワードを任意で設定してください。
• Googleドキュメントの書類発行では、使用する契約書の雛形テンプレートや、出力するファイル名を自由に設定でき、氏名などの差し込み情報も動的に変更可能です。
• Discordへの通知設定では、通知を送信するチャンネルIDや、ファイルと一緒に送信するメッセージ本文を業務に合わせて自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Workspace、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。