Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してGmailに送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Workspace

を自動連携できます。

■概要

新しいメンバーの追加に伴うGoogle Workspaceへのユーザー登録後、契約書などの書類作成や送付といった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は、情報の転記ミスやメールの送信漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されるだけで、契約書の自動作成からGmailでの送信までを完結させることができ、入社手続きに関する業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceでユーザー管理を行なっており、入社手続きを効率化したい人事・労務担当者の方
手作業での契約書作成やメール送付に時間がかかり、コア業務に集中できていない方
定型的な事務作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている管理部門の責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、書類発行とメール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業による書類の入力ミスや、Gmailでの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Gmail、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します
次に、オペレーションの書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに書類を作成します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付してメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名を任意のテキストや値で設定してください。
メールの本文は、前のオペレーションで取得したユーザー情報などを活用しながら、自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

Google Workspace、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Airtableにレコードが追加されたら、Google Workspaceにユーザーを追加する

Airtableに追加したメンバー情報を自動でGoogle Workspaceに登録するフローです。二重入力をなくし、転記ミスや登録漏れを抑えてアカウント発行の手間を減らし、担当者の運用負荷も軽くなります。

詳細を見る

Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加する

Boxにアップされた社員情報ファイルをOCRで読み取りGoogle Workspaceにユーザーを登録するフローです。手入力の手間や入力漏れを抑え、アカウント発行をスムーズに行えます。

詳細を見る

Discordにメッセージが送信されたら、Google Workspaceに自動でユーザーを追加する

Discordのチャンネル投稿をトリガーにGoogle Workspaceへユーザーを自動追加するフローです。手作業の発行時間を短縮し、入力ミスやアカウント作成漏れを防げます。

詳細を見る

Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

Dropboxにアップされた入社書類をOCRで読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動追加するフローです。手作業の転記やアカウント発行時間を減らし、入力ミスを抑えます。

詳細を見る

ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

ジョブカン経費精算・ワークフローの入社承認をトリガーにGoogle Workspaceのグループへ自動でメンバーを追加するフローです。手入力を減らし作業時間と登録ミスを抑えてオンボーディングをスムーズにします。

詳細を見る

入力フォームの内容でGoogle Workspaceに新規ユーザーを作成する

Yoomのフォームに社員情報を入力するとGoogle Workspaceの新規ユーザー作成と通知メール送信まで自動で完了するフローです。人事・情報システム部門の作業時間を抑え、転記ミスや設定漏れを防ぎます。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Google Workspace

YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。

関連アプリ