■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、Gmailで送付する業務に手間を感じていないでしょうか。 特に、複数アプリ間での情報転記はミスが発生しやすく、管理も煩雑になりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からGmailでの自動送信までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでユーザー管理を行い、入社手続きなどを手作業で対応している人事・総務担当者の方
- ユーザー登録に伴う契約書の作成や送付といった一連のフローを自動化したいと考えている管理部門の方
- Google WorkspaceとGmailを活用した定型業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、契約書作成からGmailでの送付までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記ミスや、送付先の間違い、添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Workspace、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意したテンプレートから契約書を作成します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定のメールアドレスに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先(To,CC,BCC)や件名、本文などを任意の内容に設定してください。前のオペレーションで取得したユーザー情報などを変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Google Workspace、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます
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