Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してGmailで送信する

■概要

Google Workspaceに新しいユーザーを追加するたび、契約書を作成してGmailで送付する作業を手動で行っていませんか？この一連の定型業務は時間や手間がかかるだけでなく、宛先間違いや添付漏れといったミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Google ドキュメントでの契約書発行からGmailでの送信までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでのユーザー管理と契約書の送付を頻繁に行う総務や営業アシスタントの方
• 手作業による契約書の作成やメール送信でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
• ユーザー登録後のオンボーディングプロセス全体を効率化したいと考えている管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録だけで、契約書の作成から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による宛先や契約内容の間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、コンプライアンスの強化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace、Google ドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意したテンプレートから契約書を生成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、生成した契約書を添付して対象のユーザーに送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• YoomにおけるGoogle Workspaceアプリのご利用は、チームプランまたはサクセスプランの契約が必要です。
• フリープランやミニプランでこのワークフローを設定した場合、オペレーションやデータコネクトがエラーとなりますのでご注意ください。
• チームプランやサクセスプランで利用できる機能は、2週間の無料トライアルにてお試しいただくことが可能です。