■概要
Microsoft Teamsでの報告を受けて、Google スプレッドシートのタスクリストなどを手動で更新・削除する作業は、手間がかかり更新漏れの原因にもなりがちです。このような繰り返し発生する作業は、対応に時間を要するだけでなく重要な情報の管理ミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のメッセージ投稿をトリガーに指定したGoogle スプレッドシートの行を自動で削除するためこれらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿内容に応じて、Google スプレッドシートの情報を手動で更新している方
- 手作業によるデータの削除ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- チーム内のタスクやプロジェクトの進捗管理を、より効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsにメッセージが投稿されると自動で処理が実行されるため、これまで手作業での削除に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ削除で起こりうる、行の指定間違いや削除漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を削除する」アクションを設定し、対象の行を削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのようなメッセージを条件として処理を実行するかを任意で設定してください。例えば、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを対象とすることが可能です。
- Google スプレッドシートのアクションでは、処理対象としたいスプレッドシートとシートを候補から選択してください。
- 削除する行は、開始行と終了行の番号をそれぞれ設定することで、削除範囲を自由に指定できます。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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