Outlookの受信メールを分類・整理し、Notionでレコードを追加する

■概要

Outlookで受信する重要なメールを、手作業でNotionに転記するのは手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を整理し、自動でNotionのデータベースにレコードを追加できます。これにより、メールを起点としたタスク管理や情報集約のプロセスを効率化し、抜け漏れのないスムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとNotionを用いて、メールからのタスク起票や情報管理を行っている方
• 手作業による情報転記に時間がかかり、本来の業務に集中できていないと感じる方
• メールの見落としやNotionへの登録漏れなど、ヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookの受信箱を都度確認し、手動でNotionへ転記していた作業が自動化され、対応にかかる時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるため、情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、メールトリガー機能を選択し、Outlookで特定の条件のメールを受信したらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文の要約やタスクの整理など、指定した内容のテキストを生成させます。
4. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、AIが生成したテキストやメールの件名などを、指定のデータベースにレコードとして追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIを活用してテキストを生成するオペレーションでは、要約やタスク化といった指示（プロンプト）の内容や生成する文字数などを、目的に応じて自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• ‍‍Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。