kintoneでステータスが更新されたらレポートを自動作成し、Microsoft Excelでレコード追加する

■概要

kintoneで管理している案件やタスクのステータスが更新された際、その内容を元に報告書を作成し、別途Excelで管理している台帳に転記する、といった作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、AIがレポートを自動で作成し、Microsoft Excelの指定のファイルにレコードを自動で追加できます。これにより、報告業務の手間を省き、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneでの進捗更新後、手作業でレポート作成や情報転記を行っている方
• kintoneとMicrosoft Excelを併用したデータ管理を効率化したいと考えている方
• 報告業務における入力ミスや転記漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータス更新からレポート作成、Excelへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるレポート作成時の転記ミスや、Microsoft Excelへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「レポートを作成する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にレポートを自動で生成します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成したレポート内容を指定のファイルに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、Webhookイベント受信設定により、フローを起動させるステータスを任意で指定できます。
• kintoneのレコード取得オペレーションでは、対象のアプリIDや、取得したいレコードの条件を自由に設定することが可能です。
• AI機能のレポート作成オペレーションでは、kintoneから取得した情報を活用し、生成したいレポートの内容をプロンプトで自由に指示できます。
• Microsoft Excelへのレコード追加オペレーションでは、書き込み先のドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を指定できます。また、どの値をどの列に追加するかも自由に設定可能です。

■注意事項

• kintone、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081