Gmailで送信された特定のメールに添付されているPDFをOCRし、Microsoft Teamsに保存する

■概要

日々の業務でGmailに送られてくるPDFファイル、その内容を確認しMicrosoft Teamsへ手作業で保存する作業に時間を取られていませんか？特に添付ファイルが多い場合や、迅速な情報共有が求められる際には、この手作業が業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定メールのPDFを自動でOCR処理し、Microsoft Teamsの指定チャネルに保存する一連の流れを自動化でき、手作業による手間や確認漏れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届くPDFの内容確認とMicrosoft Teamsへの保存作業に手間を感じている方
• 手作業による情報転記ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている業務担当者の方
• ルーティンワークを自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの特定メール受信からMicrosoft Teamsへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 人の手を介さずに処理が行われるため、OCRによる文字抽出の精度向上と、ファイル保存時のヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。
3. オペレーションで「分岐機能」を設定し、たとえば特定のキーワードを含むのかどうかなどの条件で処理を分岐させます。
4. 続けて、「OCR機能」の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、Gmailの添付PDFファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで取得したテキスト情報や元のPDFファイルを指定チャネルに投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローが起動する頻度（起動間隔）や、どのラベルが付いたメールを対象にするかを任意で設定してください。
• 分岐機能の設定では、Yoomの「アウトプット」機能を利用して、例えばメールの件名や本文に含まれる特定のキーワード、送信元メールアドレスなど、様々な条件で処理を分岐させることが可能です。
• OCR機能の設定では、読み取りたいファイル（この場合はGmailの添付ファイル）を指定し、必要に応じて読み取り範囲を指定したり、特定のフォーマットで抽出したい項目を固定値を使って設定したりすることができます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDおよびチャネルIDを任意で選択し、メッセージ内容に固定のテキストだけでなく、Gmailの件名や本文、OCRで抽出したテキストなどの「アウトプット」情報を組み込んで、柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。