Zoomで特定の会議が終了したら、議事録を作成してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Zoomでの会議後、議事録を作成してMicrosoft Teamsへ通知する作業に手間を感じていませんか。特に重要な会議ほど、迅速かつ正確な情報共有が求められますが、手作業では時間もかかり、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定の会議が終了したタイミングをトリガーに、議事録の自動作成からMicrosoft Teamsへの通知までを一気通貫で自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、議事録作成と共有に時間を要しているビジネスパーソンの方
• Microsoft Teamsをチーム内の主要なコミュニケーションツールとして活用している方
• 会議後の情報共有の迅速化や、定型業務の効率化を目指している業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の議事録作成からMicrosoft Teamsへの通知までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による議事録の作成漏れや通知の遅延、内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでは、まず分岐機能を設定し、特定の条件に合致した会議の場合のみ、後続の議事録作成処理が進むようにします。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了した会議の録画データを取得します。
5. さらに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画ファイルをYoom上に保存します。
6. 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストデータを生成します。
7. そして、AI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストデータから議事録の骨子となる情報を抽出・要約します。
8. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成された議事録を指定したチャネルへ自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えば特定の会議名が含まれる場合や、特定の参加者がいた場合など、議事録を作成・通知する対象となる会議の条件を任意で設定できます。
• AI機能の「要約する」では、文字起こしされたテキストから、どのような観点で情報を抽出し、どのようなフォーマットで要約を生成するかを具体的に指示することが可能です。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」では、通知するチャネルを指定するだけでなく、メッセージ本文に会議名や日時、参加者リストといった前段のフローで取得した動的な情報を埋め込んだり、固定の補足情報を追加したりするなど、通知内容を柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• ZoomとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• 　・ミーティングが終了したら 
• 　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398