Zoomで特定の会議が終了したら、議事録を作成してMicrosoft Teamsに通知する
Zoomで特定の会議が終了したら、議事録を作成してMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Zoomでの会議後、録画データから手作業で議事録を作成し、Microsoft Teamsへ共有する作業に時間を要していませんか？特に重要な会議ほど迅速かつ正確な情報共有が求められますが、手作業では抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をトリガーに、録画データからAIが自動で議事録を作成し、Microsoft Teamsに通知する一連の流れを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomでのWeb会議が多く、議事録作成や共有に手間を感じている方
- 会議内容の要約と共有を迅速に行い、チームの連携を強化したいと考えているマネージャーの方
- 手作業による議事録の作成ミスや共有漏れを防ぎ、業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後、議事録の作成から共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での文字起こしや要約による、聞き間違いや内容の抜け漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定し、レコーディングされている会議のみを対象とするなどの条件分岐を設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こししたテキストから議事録の要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された議事録を任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsで議事録を通知するアクションを設定する際に、通知先としたいチームIDおよびチャネルIDを候補の中から任意で選択してください。
■注意事項
- ZoomとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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