BoxにアップロードされたファイルをOCR処理し、RPAと連携してブラウザに自動入力する

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■概要

Boxにファイルがアップロードされた後のOCR処理やシステムへの手入力は、時間もかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR処理、そしてRPA連携によるブラウザへの自動入力までを一気通貫で自動化し、これらの業務課題の解消を支援します。日々の定型業務を効率化し、より創造的な業務へ時間を活用できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

Boxを利用し、アップロードされた書類の情報を手作業でOCR処理し、別システムに入力している方
定型的なデータ入力業務に追われ、コア業務に集中できずお困りの業務担当者の方
RPAと各種SaaSを連携させた業務自動化の具体的な方法を模索しているDX推進担当の方

■このテンプレートを使うメリット

BoxへのファイルアップロードからOCR処理、ブラウザへの入力までを自動化することで、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
手作業によるデータ転記や入力作業がなくなるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、BoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したBoxフォルダに新しいファイルが追加されるとフローが自動的に起動します。
続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知されたファイルを取得します。
さらに、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のブラウザ画面に自動入力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。特定のプロジェクトや業務に関連するフォルダを指定することで、より的確な自動化が実現します。
AI機能による文字読み取りの設定では、読み取りたいファイルの種別や、抽出したい特定の項目（例：請求書番号、日付、金額など）を柔軟にカスタムすることが可能です。
RPA機能のブラウザ操作の設定では、自動入力を行いたいURLや、具体的な入力箇所、操作内容（例：特定のフィールドへの入力、ボタンのクリックなど）をユーザーの業務に合わせて詳細にカスタムできます。

■注意事項

BoxとYoomを連携してください。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691-%E3%83%96%E3%83%A9%E3%82%A6%E3%82%B6%E3%82%92%E6%93%8D%E4%BD%9C%E3%81%99%E3%82%8B-%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E6%96%B9%E6%B3%95