Google Meetで会議が終了したら、議事録を作成してSlackで共有する

■概要

Google Meetでの会議後、議事録の作成やSlackでの共有に手間を感じていませんか？
特に、会議が連続する場合など、迅速な情報共有が求められる中で、これらの作業が負担となることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をトリガーに、議事録の自動作成からSlackへの共有までをシームレスに行うため、業務の迅速化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録作成とSlackでの共有に時間を要している方
• 会議後の情報共有の抜け漏れや遅延を防ぎ、迅速な連携を求める方
• 定型的な議事録作成業務を自動化し、コア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Meetの会議終了後の議事録作成からSlackでの共有までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 議事録の作成漏れや共有遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーで、Google Meetの「会議が終了したら」アクションを設定します。
3. その後、「待機する」アクションを設定し、任意の時間を指定します。
4. 続いて、Google Meetの「レコーディング情報を取得」アクションを設定します。
5. さらに、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、取得したレコーディングファイルをダウンロードします。
6. 次に、「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
7. 「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。
8. 続けて、Google ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、要約された内容を元に議事録を作成します。
9. 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された議事録ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「待機する」では、会議のレコーディング処理が完了するまでの時間を考慮し、任意で待機時間を設定してください。
• 「要約する」では、前段のステップで取得した文字起こし内容を変数として埋め込むことが可能です。
• 「書類を発行する」では、事前に議事録の雛形となるテンプレート書類をGoogle ドキュメントで用意しておく必要があります。
• 「ファイルを送る」では、通知先のチャンネルやメンション、メッセージ内容などに、前段で取得したファイル情報や要約内容を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Google Meet、Google Drive、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 事前に議事録の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765