■概要
日々Outlookに届く多くのメールの中から重要なものを見つけ出し、関係者にDiscordで共有する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。対応の遅れや情報共有の漏れは、業務効率の低下に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際にAIが自動で重要度を判定、その結果をDiscordへ通知するため、これらの課題を解消して情報共有の迅速化と業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応と、その内容をDiscordへ手動で通知している方
- AIを活用してメールの振り分けや重要度判断の自動化を検討している方
- チーム内での情報共有の速度と精度を高めたい担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール確認からAIによる重要度判断、Discordへの通知までを自動化し、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の見落としや、重要度の判断ミス、通知の遅延といったヒューマンエラーの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容から重要度を判定するようAIに指示します。
- オペレーションで「進行先を切り替える」アクションを設定し、AIが判定した重要度に応じて処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、判定結果に基づいた内容を特定のチャンネルやユーザーに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、重要度を判断するためのプロンプト（指示文）に固定値を入力したり、前段のOutlookトリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込んだりするカスタマイズが可能です。
- 進行先を切り替える機能では、AIが判定した重要度（例：高、中、低など）に応じた切り替え条件を自由に設定できます。
- Discordへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージを任意で設定できます。さらに、通知するメッセージ本文も、固定のテキストだけでなく、AIの判定結果や受信メールの情報などを変数として埋め込み、状況に応じた動的なメッセージを送信するようカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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