Dropboxでファイルがアップロードされたら、ファイルを複製してMicrosoft Teamsで通知する

■概要

Dropboxへのファイルアップロード後、手作業でファイルを別の場所に複製したり、関係者にMicrosoft Teamsで通知したりする作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に急ぎの対応や共有漏れは避けたいものの、日々の業務に追われる中で対応が遅れたり、ミスが発生したりすることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーにファイルの複製とMicrosoft Teamsへの通知が自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとMicrosoft Teams間で頻繁にファイル共有や通知を行っている方
• 手作業によるファイル複製や通知連絡の時間を削減したいと考えている方
• ファイル共有の遅延や通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルがアップロードされると自動で複製、通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの複製漏れや、Microsoft Teamsでの通知忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいDropbox内のフォルダを指定してください。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルを複製」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを複製する先のフォルダやファイル名を指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにファイルが複製された旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダへのファイルアップロードを検知のきっかけとするか、対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• Dropboxの「ファイルを複製」アクションでは、複製先のフォルダや複製後のファイル名を自由に設定できます。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャネルを指定するだけでなく、メッセージ内容に固定のテキストを入力したり、Dropboxで取得したファイル名や更新日時といった動的な情報を埋め込んだりするなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。