指定日時にBoxの特定フォルダに保存されたPDFを結合し、別のフォルダに保存する

■概要

日々の業務で、Boxに保存された複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、管理用の別フォルダへ移動する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの選択ミスや保存先の誤りも気になるところです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内の特定フォルダにあるPDFを自動で結合し、指定のフォルダへ保存するため、こうした定型業務の負担を軽減し、業務の正確性向上にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxを利用し、定期的に複数のPDFファイルを結合・整理している業務担当者の方
• 手作業によるPDFの結合や移動で発生しがちな、ファイルの選択漏れや保存ミスを防止したい方
• ファイル管理のような定型業務を自動化し、より創造的なコア業務へ時間を充てたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでPDFの結合と移動が自動的に実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 人の手による作業を介さないことで、ファイルの選択ミスや結合漏れ、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーのリスクを減らすことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを設定し、結合対象のPDFが保存されているフォルダを指定します。
4. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」アクションを設定し、取得したファイルリストを個別のファイル情報に分けます。
5. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、分割されたPDFファイルのうち1つ目をダウンロードします。
6. 次に、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
7. さらに、オペレーションで再度Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、3つ目のPDFファイルをダウンロードします。(この例では3つのファイルを扱います。実際のファイル数に合わせてこのダウンロードオペレーションの数を調整してください。)
8. その後、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを結合します。
9. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定した別のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを実行する任意の日時を指定可能ですので、業務サイクルに合わせて設定してください。
• Boxの各オペレーション（「フォルダ内の項目のリストを取得」、「ファイルをダウンロード」、「ファイルをアップロード」）では、実際に使用しているBoxのフォルダを任意で指定してください。
• 結合したいPDFファイルの数に応じて、Boxの「ファイルをダウンロード」のオペレーション数を調整してください。このテンプレートでは3つのファイルを例としていますが、増減が可能です。
• データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合後のファイル名に、フローの前段階で取得した情報（日付や特定のファイル名など）を変数として組み込んだり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924